Organizarea se învață, nu este o calitate înnăscută

Sunt scrise mii de cărți și articole despre cum să organizezi sarcinile zilnice. Atât de multe încât dacă le-ai analiza nu ai mai avea timp să pui totul în practică. Echipa Smartdreamers a testat pe propria piele mai multe sfaturi referitoare la subiect, iar un articol semnat de fastcompany.com li s-a părut atât de valoros încât s-au simțit datori să împărtășească ceea ce au învățat.

Pentru că opinii care te scot din încurcătură găsești la tot pasul; iar una valoroasă este cea care crede cu tărie că organizarea se învață prin câțiva pași simpli. Iată-i!

1. Folosește tehnologia ca “să știi mereu cât e ceasul”.

Un memento setat, o întâlnire trecută în calendar, un pop-up, sau o aplicație instalată pe telefonul mobil sunt cei mai buni prieteni atunci când vrei să profiți din plin de fiecare minut. Cu aceste instrumente poți să vezi mai ușor cum stai cu timpul, care e stadiul activităților tale și când poți lua o pauză fără să te simți mai apoi vinovat. Pauzele luate “ca la carte” contează mai mult decât ai crede. Ele te ajută să te destinzi, să vii cu idei noi și cresc productivitatea.

2. Împrietenește-te cu Zeul Priorităților.

Este esențial (și nu foarte greu) să ai o listă cu activitățile zilei sau săptămânii, pe care să o folosești ca să stabilești scopul, să vezi ce trebuie făcut, când și ce trebuie amânat.

Te poate ajuta sistemul de aici: http://www.artofmanliness.com/2013/10/23/eisenhower-decision-matrix/ .

Bineînțeles că planul inițial va suferi modificări, dar asta nu trebuie să te sperie. Când va fi totul după cum ai stabilit inițial, vei ține prelegeri despre managementul timpului.

3. Păstrează esențialul.

Stabilește care este esența activității pe care o ai de făcut, fie ea profesională sau personală, și elimină tot ce este extra. Vei vedea că dacă te concentrezi pe activitatea de bază, fără să te lași atras de sarcinile mai puțin importante, ziua ta va fi mai ușor de organizat.

4. Alege soluția simplă.

Încearcă să ai mereu la îndemâna mici “ajutoare”. O tăviță compartimentată, așezată pe colțul biroului, te va îndemna să nu mai lași documentele peste tot; dacă scoți ”post-it-urile” din sertar, creșc șansele să așterni o sarcină importantă pe hârtie. Exact ca acasă, unde un coș mic și un cuier fac minuni pentru mărunțișurile și hainele răspândite peste tot.

5. Repetiția e mama organizării.

După ce ai ajuns la greutatea dorită, nu începi o dietă cu burgeri și prăjituri. La fel, după ce faci pași considerabili pentru a fi organizat, nu e indicat să lași documentele peste tot, să nu mai arihvezi e-mailuri sau să umpli desktop-ul cu tot ce găsești pe Internet.

Nu e prea bine nici să începi să lași lucrurile pe mai târziu deoarece te vei aglomera și va fi mult mai greu să gestionezi “n” sarcini decât una sau două.

6. Curățenie generală periodică.

Probabil că știi sentimentul care te încearcă în momentul în care deschizi un fișier (sau un sertar) și te minunezi de ce “comori” inutile dai acolo. Și asta pentru că noi, oamenii, avem obiceiul de a păstra lucruri care nu ne mai sunt folositoare.

Te ajută la o mai bună organizare ca, din când în când, să iei totul la rând și să scapi de notițe pentru proiecte anulate, de documente irelevante și chiar și de hainele pe care nu le mai porți.

7. Fii conectat cu ceea ce urmează.

Experții spun că ești mai motivat să îndeplinești o sarcină dacă mental te imaginezi deja la finalul ei. Fă un exercițiu și vezi cum îți va fi de folos să ai biroul mai curat, dulapul mai ordonat sau agenda stabilită zilnic. Poate vei găsi aici resursele să duci sarcinile la bun sfârșit.

Șapte pași mici, dar făcuți cu siguranță în direcția organizării profesionale și personale te pot transforma în persoana pe care o invidiai pentru că are totul sub control. Aceștia par simpli, dar nimeni nu a spus că e ușor să îi urmezi. Poate suna clișeic, dar de aici încolo, să fii o persoană organizată chiar depinde doar de tine.

Sursa: smartdreamers.ro/blog