Iată câteva sfaturi care îți pot îmbunătăți abilitățile de organizare a timpului:

1. Delimitează-ți prioritățile.

Ce îți propui să realizezi într-o zi, într-o luna sau un an? Ce angajamente ți-ai luat deja și în ce activităși ai vrea să te implici? De exemplu, ai dori să te implici într-un proiect sau să înveți o nouă limbă străină? Pune aceste obiective și altele asemanatoare în ordinea priorităților și încearcă să estimezi cât timp ți-ar lua fiecare.

2. Realizează o evidenta a organizării timpului

Ţine un jurnal zilnic pe parcursul celor cinci zile lucrătoare. Înregistrează-ţiîn fiecare moment cum îţi petreci timpul. Apoi la sfârşitul săptămânii analizează-ţi obiceiurile în privinţa organizării timpului. Este nivelul de importanță al activităţii potrivit cu timpul pe care îl aloci acesteia? 

Să zicem că ai petrecut două ore scriind un articol mai greu, deşi aveai lucruri mai importante de făcut. Acesta este un exemplu de irosire a timpului cu sarcini care nu duc la rezultatele dorite.

3. Dedică-te unui sistem pe care chiar îl vei pune în aplicare

Magazinele sunt pline de ustensile de înaltă tehnologie care te ajută să respecţi şedinţele programate şi să îţi compui un program de lucru detaliat. Indiferent de sistemul pe care îl alegi - un calendar obişnuit sau un asistent digital - va funcţiona numai dacă îl vei folosi consecvent. Ceea ce contează nu este instrumentul în sine, ci obiceiurile şi disciplina pe care ţi le impui.

4. Schiţează-ţi un plan de lucru în fiecare zi

Foarte mulţi experţi în organizarea timpului consideră că oamenii ar trebui să petreacă 10 până la 15 minute pentru a-şi stabili priorităţile la începutul fiecărei zile. Programul tău nu este bătut în cuie, ci este felxibil aceasta oferindu-ți posibilitatea să-l mai schimbi pe parcursul zilei. Şi, cunoscând aceste informaţii, vei putea să profiţi mai bine de ocazii pe măsură ce apar.

5. Grupează sarcinile asemănătoare

Programează sarcinile care necesită eforturi sau resurse similare în acelaşi interval de timp. De exemplu, s-ar putea să-ţi fie mai uşor să faci cercetări pe internet pentru trei sau patru proiecte importante în acelaşi interval. În mod similar ocupă-te de e-mailuri şi alte tipuri de corespondenţă în același timp.

6. Observă-ţi momentele de vârf şi de slăbiciune

Când eşti mai creativ şi ai un randament mai bun: dimineaţă devreme, la prânz sau după-amiază târziu? Pe de altă parte când ai momentele cele mai proaste? Îţi poţi programa sarcinile pentru momentele în care dai randament mai mult sau mai puțin. De exemplu, dacă ai un moment de slăbiciune la ora după- amiezii, s-ar putea să fie mai bine să te documentezi cu privire al un anumit subiect, decât să redactezi un articol important.

7. Controlează factorii care te distrag

Deşi întreruperile la locul de muncă sunt inevitabile, impactul lor poate fi limitat. În timpul perioadelor aglomerate, încearcă să te focalizezi pe ceea ce este cu adevărat important. Când încerci să te concentrezi, rezistă tentaţiei de a-ţi verifică e-mailul sau de a răspunde imediat unui mesaj. Dacă este posibil, închide uşa și oprește muzica pentru a te concentra mai bine.

8. Şirul sarcinilor de rutină

Un lucru util în organizarea timpului este autonmatizarea.  Profită cât mai mult de speed-dial, macro-urile de la computer, modelele disponibile şi alte scurtături care te pot ajută să economiseşti timpul cu sarcinile de rutină.

9. Nu mai amâna

În loc să amâni un proiect de amploare, separă-l în paşi mai mici uşor de manevrat. Dacă tot te copleşeşte, nu te opri din a delega anumite elemente sau a cere ajutorul altora.

10. Învaţă să spui "nu"

Dacă o sarcină nu are o importanță majoră pentru slujba ta sau pentru obiectivele tale profesionale, şi ai foarte multe sarcini de îndeplinit, refuză politicos. Totuşi, ai putea să-i oferi câteva soluţii alternative persoanei respective în semn de consideraţie şi spirit de echipa.

Obiectivul principal al perfecţionării abilităţilor tale de organizare a timpului constă în a avea un randament cât mai bun în fiecare zi. Sperăm că sugestiile de mai sus să îți fie utile!

Sursa foto: actioncoach.com